V dnešnej dobe je veľký tlak na zefektívnenie práce v lekárni. Je to spôsobené množstvom nových informácií na ktoré musí lekárnik reagovať, množstvo úkonov, ktoré musí vykonávať, generovať a hlásiť. Lekárnik sa musí neustále prispôsobovať novinkám ktoré nám prináša prax ale aj legislatíve, ktorá často prináša nemalé zmeny, ako napríklad E-zdravie, či FMD. A vyhovieť tomuto všetkému vyžaduje veľa času. No a keďže ako sa hovorí, „Čas sú peniaze“, treba ušetriť čas tam, kde sa dá a to na činnostiach, ktoré inak zaberú času naozaj dosť - napríklad na objednávaní tovaru u distribútora a jeho následného príjmu.

V lekární pracuje často krát len jeden magister alebo len najnutnejší počet zamestnancov a z toho vyplýva, že úkony, ktoré vykonávajú, musia vykonávať naozaj efektívne. Dlhé roky bolo zvykom objednávať lieky, zdravotný materiál, ale aj doplnkový sortiment telefonicky a následne ich ručne príjmať. Dnes už ale aj distribútori tlačia na elektronické objednávanie a to práve z dôvodu zefektívnenia práce a zníženia nákladov. 

AKO PREBIEHA ELEKTRONICKÁ OBJEDNÁVKA?

Elektronická objednávka, ako už aj jej názov napovedá, prebieha na úrovni elektronickej komunikácie medzi lekárňou a distribútorom. Systém vie sám, na základe nastavených parametrov prerátať, aké tovary a v akých množstvách je nutné objednať. Nestane sa, že by sa na niečo zabudlo. Lekárnik už len skontroluje prípadne upraví finálnu objednávku a odošle ju na konkrétneho distribútora. Samotné identifikovanie jednotlivých položiek objednávky prebieha na základe dlhých a jednoznačných kódov ktoré sú priradené položkám v číselníku.  Objednávku je možné spraviť kedykoľvek je na to čas a je ju možné vytvoriť aj viac krát za deň, pričom samotné doručenie tovaru prebehne v zvyčajných časoch. Odpoveď od distribútora príde v priebehu niekoľkých sekúnd a lekárnik má hneď k dispozícii informáciu, čo a v akom množstve bude doručené. Tovary, ktoré distribútor nemá k dispozícii môže potom lekárnik jednoducho odoslať inému distribútorovi a takýmto postupom za veľmi krátky čas naplniť potrebná zásoby.

Častokrát prichádza na rad argument, že keď nezavoláme distribútorovi, tak sa nedozvieme o akciách, ktoré ponúka. Toto viac neplatí. Priamo pri tvorbe objednávky je možnosť pozrieť si akcie od distribútora, či už všetky naraz, alebo na konkrétnu položku. Takto sa okamžite vieme pozrieť, či sa napríklad na miesto troch kusov neoplatí objednať päť, alebo či nebude cenová zľava na nejakú položku.

AKO FUNGUJÚ ELEKTRONICKÉ DODACIE LISTY?

Po objednaní tovaru z distribučnej spoločnosti je tovar zaslaný do lekárne a elektronickou cestou (najčastejšie formou e-mailu) prichádza aj dátový súbor s údajmi o dodávanom tovare. Po fyzickom doručení tovaru do lekárne a jeho skontrolovaní pracovník lekárne „naimportuje“ dodaný dátový formát priamo do informačného systému v lekárni. Tento jednoduchý úkon zníži prácnosť príjmu, povedzme, 50-položkového dodacieho listu z približne 40 minút na rádovo 30 sekúnd. Táto obrovská časová úspora sa prejaví intenzívne aj v nákladovej rovine.