Po otvorení lekárnického trhu vzniklo mnoho subjektov, ktoré zistili, že riadiť lekáreň či výdajňu a riadiť viac prevádzok nie je to isté. Jednoducho človek, ktorý riadi, nemôže byť na viacerých miestach súčasne, aby mohol rozhodovať o sortimente, cenách, objednávať, riadiť spolupracovníkov, určovať pravidlá vernostných programov a najnovšie aj komunikovať s výrobnými firmami. A tak sa mnoho majiteľov rozhodlo, že potrebujú systém, ktorý im v tom pomôže. NRSYS využil svoje skúsenosti z lekárenstva a zároveň z riadenia sietí s inými komoditami a vytvoril systém PharmGroup. Systém, ktorý vám pomôže riešiť rýchlo a efektívne problémy vzdialenosti, rýchlosti, komunikácie, kontroly, cenotvorby, hlásení....

Pod pojmom „PharmGroup“ sa skrýva softvér na riadenie všetkých činností spojených s riadením lekárenskej siete, či siete výdajní zdravotníckych potrieb. Je nadstavbou systému Pharmacy. Lekárnictvo nie je len o odbornosti. Je to aj množstvo práce v oblasti obchodu, marketingu, účtovníctva, daní, kontrolingu, motivácií a množstvo inej práce v lekárni. To, že ste v podnikaní v lekárnictve úspešní, dokázalo, že viete zastať všetky tieto práce.

VIACERÉ LEKÁRNE

Ak čítate tento článok o systéme PharmGroup, je pravdepodobné, že máte alebo zvažujete mať viacero lekární, či VZP. Ak skúsite podnikanie alebo už podnikáte vo viacerých prevádzkach zistíte, že nie je možné sa naplno venovať každej z nich tak, ako ste sa venovali tej prvej. Kým pri prvej ste robili 16 hodín denne a ostatných 8 ste na svoju lekáreň mysleli, ak ich sprevádzkujete viac, toto určite nemôžete zvládať ďalej. A vtedy prichádzate na to, že treba niečo podniknúť, aby ste stíhali celé riadenie. A to najmä rýchlo a efektívne. Pomôcť vám samozrejme môžu smernice a pravidlá, ale určite nezvládnu všetko...

V ČOM VÁM MÔŽE SYSTÉM POMÔCŤ?

Systém môže pomôcť skoro vo všetkých činnostiach, ktoré jednotlivé lekárne aj výdajne robia. A to jednak v činnostiach riadenia ale aj v činnostiach vyhodnocovania.  To je odvážne tvrdenie, ale my sme si ním istí. Aké prínosy môžeme uviesť ako príklad ?

JEDNOZNAČNOSŤ

Jednoznačnosť v systéme prinesie poriadok a rýchle učenie nových zamestnancov.  Ako ju dosiahnuť? V prvom rade centrálnymi číselníkmi s údajmi pre celú sieť. Centralizácia vo PharmGroupe dosiahla maximálnu efektívnosť. Vedenie centrálnych číselníkov mimoriadne zefektívňuje prácu (jedenkrát zakladám položku aj za 50 prevádzok), skvalitňuje ju, pretože ten, kto sa stará o číselník to robí často, rýchlo a profesionálne. Divili by ste sa, v akom žalostnom stave sa nachádzajú vaše číselníky dnes. Popisy a hlavne zaradenia tovaru, priradenia kódov /čiarových, výrobných, distribučných, ADC .../, kategorizačné údaje, náhrady tovarov a mnoho iných prácnych a dôležitých údajov. Údaje o vašich partneroch - dodávateľoch a odberateľoch sú ďalším kameňom úrazu. Lekári a ich PZS, atď ... takýchto číselníkov vedie systém niekoľko.

Môžete si povedať, že aj dnes fungujete a s nie celkom presnými údajmi. To áno, uvediem však príklad. Ak idete do zahraničia a trochu hovoríte po anglicky, asi sa nejako dorozumiete, ale že by to bolo jednoduché?!  Sami priznáte, že kto hovorí plynulou angličtinou to bude mať asi ľahšie. A prečo si myslíte, že počítačové systémy fungujú inak – všetko je len komunikácia. Jednoznačnosť vám prinesie efektivitu – napr. rýchle vyhľadanie položky veľkým počtom vašich zamestnancov, ktoré robia denne. Následné zrýchlenie výdaja, lepšiu komunikáciu s distribútormi (napr. elektronickou komunikáciou), hláseniami pre vedenie. Tie musia byť zhodné zo všetkých prevádzok,  pretože inak je veľmi zložité ich vyhodnotiť a o ich presnosti sa dá pochybovať. Takýchto príkladov je mnoho ...

DOSTUPNOSŤ

Dostupnosť zabezpečuje to, aby každý človek v reťazci dostal načas požadované údaje a zároveň ich dostal s čo najmenšou námahou. Ako to dosiahnuť? Systémom údajov na jednom mieste a v požadovanom tvare. Je predsa neefektívne behať po jednotlivých prevádzkach a získavať dáta. Zber vzdialených dát je mimoriadne drahý a pomalý. Predstavte si zaťaženosť pracovníkov, áut a času. Ak budú dáta uložené na jednom mieste, potom si vyberiete údaje, ktoré potrebujete rýchlo a efektívne.

BEZPEČNOSŤ

Bezpečnosť je nutnou podmienkou fungovania. Každý si pod bezpečnosťou predstaví niečo iné. V súvislosti s internetom najmä internetových pirátov a nimi spôsobené škody. Samozrejme, ide aj o nich. Preto systém je vybudovaný na zabezpečených linkách a je chránený mnohými technológiami kryptovania a pod. Toto sú ale odborné veci, ktoré nechajme na odborné firmy. Čo je ale omnoho dôležitejšie, je urobiť si poriadok doma. Najviac únikov informácií nepochádza od hackerov ale od „vlastných zamestnancov“.  A preto je systém vybavený robustnými prístupovými právami, ktoré sú riadené z centrály a teda minimálne zaťažujú prácu administrátora - človeka, ktorý dbá o ich nastavenia. Práva sú nastaviteľné tak, ako potrebujete, s toľkými hierarchiami, koľkými potrebujete. A databázový systém PharmGroup sa postará o vašu bezpečnosť v celej sieti.

KONTROLA

Kontrola je činnosť, na ktorú nesmiete zabúdať. Viete, že kontrolovať je nutnosť, pretože každé podnikanie sa stretáva s problémami, ktoré vznikli chybovosťou, nepresnosťou, nekvalitnou prácou, zabúdaním, ale bohužiaľ aj cielenými krádežami. Preto musí existovať kontroling, ktorý sleduje prácu všetkých v systéme a vyhodnocuje ju.  Napr.: stav fakturácie receptov, presné odovzdávanie tržieb, chybné objednávky tovarov, chybne zadané ceny a mnoho mnoho iných. Na to slúži hneď niekoľko častí systému :

• žurnály zmien všetkých údajov /cien tovarov, partnerov, stavov.../
• stavy zásob a ich vývin, nadzásoby, exspirované tovary...
• kontrola fakturácií na poisťovňu s presnými údajmi ako sa faktúry vyvíjali...
• kontrola pokladničného systému s kontrolou peňazí v trezoroch
• štatistické zostavy príjmu, predaja, kategorizačných škôd...
• a mnoho ďalších ....

OKAMŽITÉ ZMENY

Zavedenie zmien systému je nutnosť, ktorá vám umožňuje rýchle korekcie vašich rozhodnutí. Tie môžu byť rôzne, napr.: zmeny marží, číselníkov, cien, akcií, prístupových práv... Všetky tieto zmeny sú urobené s maximálnou rýchlosťou a minimálnymi nákladmi. Pretože zmena ceny zabezpečená telefonicky jednotlivým vedúcim lekární je pomalá, drahá /pretože zmena je robená na každej prevádzke/, zle kontrolovateľná /kontrolovať to musí človek/ a nepresná  /lebo to niekde nemusí byť spravené vôbec/. Systém to urobí presne, rýchlo a s uložením žurnálu pre kontrolu. Zmeny sa však netýkajú len dát, ale aj samotnej verzie softvéru. Sami viete, že zmeny v softvéri sú časté a bežné. V sieti však musíte zabezpečiť to, aby boli rovnaké verzie všade a to bez odstávky lekární v sieti. Aj o toto sa stará systém PharmGroup.

ČO MUSÍ PHARMGORUP ZABEZPEČIŤ?

Povedzme ceny ? Že u vás je to jednoduché, lebo to predsa robí obsluha pri príjme? A ste si istí bezchybnosťou tohto postupu? Môžete pokojne povedať, že na 100%? Nie je rozhodne istejšie a jednoduchšie zaviesť centrálne marže, ceny, akcie, rabaty, benefity? A proti tomu systém kontrolingu s archívom zmien,  ktorý vám „vystopuje“ akúkoľvek chybu?

Sledovanie zásob v celom systéme umožňuje zlepšiť obeh peňazí v celom systéme. Zníženie nadzásob sa stáva strategickou výhodou lekární i výdajní. A čo zníženie neustálych strát po kategorizácii prostredníctvom predbežných kategorizačných zoznamov s informáciami na miestach kde to potrebujete?
Odmeňovanie vašich zamestnancov je presné a pod kontrolou, to je potrebné pre vašu aj ich pohodu. Presnosť a nezaujatosť v odmeňovaní zabezpečujú presné informácie o obrate, výnosoch, výkonoch jednotlivých zamestnancov.

Centrálny vernostný systém s individuálnym nastavením pre lekáreň (VZP) a ich skupiny bez nutnosti obrovských investícií do systému, povedzme pomocou čipových kariet.

Komunikácia s účtovným systémom. Všetky podklady, ktoré účtovníctvo potrebuje na jednom mieste, bez nutnosti komunikácie s každou lekárňou samostatne. Jednoznačné a rovnaké podklady – rýchlo, presne a jednoducho.

Vyhodnocovanie pomocou rýchleho systému OLAP, ktorý  vám umožní dávať akékoľvek dáta rýchlo, presne a podľa vašich prianí pre vaše informovanie /informácie pre vedenie/, informácie pre marketing, informácie pre výrobcov a distribútorov ...

NEMÁTE ČAS VENOVAŤ SA PRÁCI S PHARMGROUPOM?

Nie je problém – ako čerešničku na torte vám dáme systém zasielania vopred zvolených zostáv na e-mail vedúcim, manažérom, výrobcom, vlastníkom, v skratke všetkým tým, ktorým potrebujete dávať hlásenia. Tento automatický systém postupuje podľa vopred zadaných kritérií a času. A to všetko bez toho, aby ste museli vedieť pracovať so systémom PharmGroup. Stačí poznať Excel alebo Word.
... a ešte vám pridáme automatické posielanie kontrolných zostáv na váš e-mail, kde si môžete nastaviť pravidelné informácie o každej lekárni, aby ste mohli pokojne spávať.

Ak vás zaujal tento článok a chceli by ste sa dozvedieť viac informácií, kontaktujte, prosím, naše obchodné oddelenie.